1. Kdo je správce údajů
Správcem osobních údajů je společnost ITHOPE s.r.o., IČO 28309952, DIČ CZ28309952, se sídlem Lidická 700/19, Veveří, 602 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně. Provozuje půjčovnu notebooků na adrese pujcovna.ithope.cz.
Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na ithope@ithope.cz nebo telefonicky na +420 724 689 762.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme pouze údaje, které nám sami poskytnete v rezervačním formuláři nebo při následné komunikaci, a několik technických údajů nutných k provozu a zabezpečení webu:
- Identifikační a kontaktní údaje: jméno a příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo.
- Údaje o podnikateli (u firemních zákazníků): obchodní firma / název, IČO, DIČ.
- Doručovací údaje: ulice a číslo, město, PSČ (pouze zvolíte-li doručení dopravcem).
- Údaje o objednávce: zvolené notebooky a počet kusů, termín pronájmu, způsob předání a případná poznámka / doplňkový požadavek.
- Údaje z komunikace: obsah e-mailů a poznámek k vaší objednávce (potvrzení, dotazy, vyřízení).
- Technické a provozní údaje: IP adresa (ukládáme ji pouze v podobě nevratného otisku — „hashe", nikoli jako čitelnou adresu), typ prohlížeče (user-agent) a údaj o tom, ze které stránky jste přišli. Slouží k zabezpečení formuláře proti zneužití (ochrana proti spamu).
Nezpracováváme žádné zvláštní kategorie údajů (citlivé údaje) ani údaje dětí. Pole „poznámka" prosíme vyplňujte jen údaji nutnými k vyřízení pronájmu.
3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě
Každé zpracování má svůj účel a právní základ podle čl. 6 odst. 1 GDPR:
| Účel | Právní základ |
|---|---|
| Vyřízení rezervace / poptávky, ověření dostupnosti, příprava, uzavření a plnění smlouvy o nájmu, předání a vrácení notebooků, vzájemná komunikace. | Plnění smlouvy a opatření přijatá před jejím uzavřením na vaši žádost — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. |
| Vystavení a uchování daňových dokladů a vedení účetnictví. | Splnění právní povinnosti správce — čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (zákon o účetnictví, zákon o DPH, daňový řád). |
| Ochrana zapůjčeného majetku, evidence o tom, kdo má notebooky zapůjčené, vymáhání pohledávek a uplatnění či obhajoba právních nároků, prevence podvodů a zabezpečení webu (ochrana formuláře proti spamu). | Oprávněný zájem správce — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku (viz bod 7). |
Marketingové sdělení (newsletter, nabídky) vám zasíláme pouze na základě vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), který můžete kdykoli odvolat. Aktuálně žádná marketingová sdělení nerozesíláme. Zaškrtnutí souhlasu se zpracováním údajů v rezervačním formuláři je potvrzením, že jste se seznámili s těmito zásadami — není samostatným právním základem pro vyřízení objednávky (tím je plnění smlouvy výše).
4. Jak dlouho údaje uchováváme
- Daňové doklady (faktury): 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH); účetní doklady nejméně 5 let, účetní závěrka 10 let (§ 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví).
- Smlouva o nájmu a doklady o stavu / předání věci: po dobu trvání nájmu a následně po dobu promlčecích lhůt pro případné nároky ze smlouvy — zpravidla 3 roky, nejdéle však 10 let (§ 629 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník).
- Nerealizované poptávky a rezervace (k nimž nedošlo k uzavření smlouvy): jen po dobu nezbytnou k jejich vyřízení, poté je odstraníme.
- Technické údaje (hash IP, user-agent): pouze po krátkou dobu nutnou k zajištění bezpečnosti, poté se mažou nebo anonymizují.
Po uplynutí těchto lhůt osobní údaje vymažeme nebo anonymizujeme.
5. Komu údaje předáváme
Vaše údaje nezveřejňujeme ani neprodáváme. Zpřístupňujeme je jen v nezbytném rozsahu těmto kategoriím příjemců:
- Poskytovatel serverové infrastruktury (hosting): Master Internet s.r.o. (datové centrum MasterDC, Brno, Česká republika), jako zpracovatel zajišťující provoz serveru. Web i e-mailové služby provozujeme na vlastní infrastruktuře v ČR.
- Účetní / daňový poradce: zpracování účetních a daňových dokladů.
- Přepravci (Česká pošta, s.p., PPL CZ s.r.o.): jen zvolíte-li doručení dopravcem — předáme jméno, adresu a telefon nutné k doručení. Dopravci vystupují jako samostatní správci.
- Orgány veřejné moci v rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy (např. finanční úřad, soud).
Údaje nepředáváme do třetích zemí mimo EU/EHP ani mezinárodním organizacím.
6. Cookies
Web používá pouze technicky nezbytné cookies — přihlášení do administrace, udržení obsahu košíku a zabezpečení formuláře (token proti podvržení požadavku). Tyto cookies jsou nutné pro fungování služby, kterou jste si vyžádali, a podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. k nim nepotřebujeme váš souhlas.
Nepoužíváme žádné analytické, marketingové ani profilovací cookies ani sledovací nástroje třetích stran — proto na webu nenajdete souhlasovou („cookie") lištu.
7. Vaše práva
Ve vztahu ke svým osobním údajům máte právo:
- na přístup — vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii;
- na opravu nepřesných či neúplných údajů;
- na výmaz („právo být zapomenut"), nebrání-li tomu zákonná povinnost údaje uchovat;
- na omezení zpracování;
- na přenositelnost údajů zpracovávaných na základě souhlasu nebo smlouvy;
- vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu (bod 3);
- odvolat souhlas tam, kde je zpracování na souhlasu založeno — odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování do okamžiku odvolání.
Žádost uplatníte na ithope@ithope.cz. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Pro ověření totožnosti vás můžeme požádat o doplňující údaje.
8. Právo podat stížnost
Pokud se domníváte, že zpracováním vašich údajů porušujeme GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR):
9. Automatizované rozhodování
Při zpracování vašich údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.
10. Je poskytnutí údajů povinné?
Poskytnutí údajů označených v rezervačním formuláři jako povinné je smluvním požadavkem — bez nich nemůžeme rezervaci vyřídit ani uzavřít a plnit smlouvu o nájmu. Poskytnutí údajů pro účely zákonných povinností (např. fakturační údaje) je zákonným požadavkem.